Ob Freiberufler, Unternehmer oder Arbeitnehmer, es wird immer schwieriger, die Aufgaben, die man sich vorgenommen oder aufgetragen bekommen hat, in der vorgegeben Arbeitszeit zu schaffen. Innovative Webdienste wie Xing, Facebook oder Linkedin bieten ein enormes Karrierepotential, verkürzen aber im Gegenzug die tägliche Zeit noch einmal um einen wesentlichen Faktor.

Es ist allerdings möglich, trotz des notwendigen Zeitinvestments keine Einbußen in der Produktivität zu haben.

Hier ein paar Tipps:

• Planen Sie Social Networking fest in Ihren Tagesablauf ein
  Lesen und Schreiben in Foren, sowie die Kontaktpflege über Social Networking Sites gewinnen immer mehr an Bedeutung. Allerdings kann diese Art der Kommunikation schnell Überhand nehmen und Ihre Zeitplanung durcheinanderbringen. Planen Sie daher ein festes Zeitfenster für Networking ein und halten Sie sich daran. Dann kommen weder Ihre Kontakte zu kurz noch verschwenden Sie einen Teil Ihrer kostbaren Zeit.
• Besiegen Sie die Macht des Posteingangs
  Viel zu viele Menschen versuchen, eine Email in „Echtzeit“, d.h. kurz nach deren Eintreffen zu beantworten, um ihren Kontakten das Gefühl zu geben, im Gegensatz zu den „anderen“ überdurchschnittlich schnell zu sein. Diese Art der Beantwortung ist ein echter Produktivitätskiller, da in der Regel ein anderer Vorgang unterbrochen werden muss. Idealerweise sollte man Emails nicht kontinuierlich sondern zu drei Zeiten am Tag kontrollieren und beantworten: Morgens nach dem Eintreffen, Mittags nach der Pause und Abends vor dem Feierabend.
• Tiefpunkte effizient nutzen
  Jeder Mensch hat Höhe- und Tiefpunkte in seinem täglichen Biorhythmus. Meine liegen z.B. in den frühen Morgenstunden und in der Halbzeit zwischen Mittagspause und Feierabend. Zu dieser Zeit kann man sich ideal „leichter Kost“ wie z.B. dem Beantworten von Mails und der Kontaktpflege widmen, Telefonate führen oder eine Unterhaltung mit Kollegen führen.
• Greifen Sie in die Toolbox
  Nutzen Sie die richtigen Werkzeuge, um flexibler als Ihre Mitbewerber zu sein, Google Apps ist z.B. eines der genialsten Tools, um weltweit auf Mails, Dokumente, Kalkulationen und Präsentationen zuzugreifen.
• Planen Sie Ihren Tag
  Wenn Sie sich am Vorabend eines Tages in die Rolle Ihrer Sekretärin versetzen und den kommenden Tag planen, werden sie staunen, wieviel Produktivität Sie nach ein paar Wochen durch diese neue Art der Zeitplanung gewinnen. Planen Sie alle zu erledigenden Aufgaben, wichtige Telefonate und Meetings und tragen Sie diese in Ihren Online Kalender ein. Nicht vergessen: Gleichen Sie diesen vor Feierabend mit Ihrem PDA oder Smartphone ab. Auch wenn dieser neue Step des Selbstmanagements anfangs etwas ungewohnt ist, werden Sie sich wundern, wie Ihre Leistung dadurch gesteigert werden kann.

Haben Sie weitere Tipps zum Thema Produktivität und Arbeitsorganisation? Ich freue mich auf Ihren Beitrag in den Kommentaren…